Versicherungsverwaltung
Teil von Versicherungsverträge verwalten: Fristen und Dokumentation
5 Tools für die Verwaltung von Versicherungsverträgen
Tools Versicherungsverträge verwalten: fünf Werkzeuge von Excel bis Vertragsmanagement-Software im Vergleich, mit Funktionen, Anbietern und Kostenmodellen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Fünf Werkzeugklassen im Vergleich
Tabelle
- Kosten
- kostenlos/Abo
- Fristen
- manuell
- Rechte
- keine
- Bestandsgröße
- klein
CRM
- Kosten
- Freemium/Abo
- Fristen
- verknüpfbar
- Rechte
- ja
- Bestandsgröße
- mittel
DMS
- Kosten
- Lizenz/Abo
- Fristen
- Dokumente
- Rechte
- ja
- Bestandsgröße
- mittel
Vertrags-Mgmt.
- Kosten
- Abo pro Nutzer
- Fristen
- automatisch
- Rechte
- ja
- Bestandsgröße
- groß
- Fünf Werkzeugklassen decken die Vertragsverwaltung abTabellenregister, CRM, Dokumentenmanagement, Maklerverwaltungssoftware und Vertragsmanagement-Software.
- Die Kosten reichen von kostenlos bis zu Abonnements pro Nutzer und Monat.
- Fristen gehören ins System, sonst drohen Leistungskürzungen nach § 28 VVG.
- Ab mehreren hundert laufenden Verträgen lohnt der Umstieg von der Tabelle auf ein Dokumentenmanagement oder eine Vertragsmanagement-Software.
Rechtlicher Rahmen: Fristen und Pflichten
Versicherungsverträge leben von Terminen: Prämien, Ablauf, Schadenmeldung, Gefahrerhöhung. Verletzt der Versicherungsnehmer seine Obliegenheiten, kann der Versicherer die Leistung kürzen oder ablehnen. Die Rechtsfolgen regelt § 28 VVG. Jedes Werkzeug sollte deshalb Wiedervorlagen automatisch setzen und Verantwortliche benennen.
Auch die Verjährung von Ansprüchen aus dem Vertrag gehört in den Kalender, geregelt in § 48 VVG. Bei Maklerbetreuung kommen Beratungs- und Dokumentationspflichten nach § 43 VVG hinzu. Ein System protokolliert daher nicht nur Daten, sondern auch Zuständigkeiten.
Fünf Tools für die Verwaltung von Versicherungsverträgen
Die Auswahl ordnet die Werkzeuge nach Einstiegsaufwand und Bestandsgröße.
- Tabellenregister mit Excel oder LibreOffice Calc.Erfasst Vertragsnummer, Versicherer, Sparte, Beitrag, Laufzeit und Wiedervorlagen. LibreOffice Calc ist kostenlos, Excel läuft im Abonnement von Microsoft 365. Anbieter: The Document Foundation und Microsoft. Nachteil: keine automatische Fristenprüfung, keine Rechteverwaltung.
- CRM-System, etwa HubSpot CRM oder Microsoft Dynamics 365 Sales.Verbindet Ansprechpartner, Verträge, Aufgaben und Angebote. Wiedervorlagen lassen sich mit Vertragsablauf und Kündigungsfrist verknüpfen. HubSpot stellt eine kostenlose Basisversion bereit, bezahlte Stufen rechnen pro Nutzer und Monat ab. Dynamics wird ebenfalls pro Nutzer lizenziert. Nachteil: versicherungsspezifische Felder müssen eingerichtet werden.
- Dokumentenmanagementsystem, zum Beispiel d.velop documents, DocuWare oder DATEV DMS.Archiviert Policen, Nachträge und Schreiben revisionssicher, mit Volltextsuche und Rechtekonzept. Eine Versionshistorie hält Nachträge nachvollziehbar. Die Anbieter d.velop AG, DocuWare GmbH und DATEV eG verkaufen Lizenzen plus Wartung oder Abonnements, gestaffelt nach Nutzerzahl.
- Maklerverwaltungssoftware wie Inasys oder die Systeme der VEMA.Führt Bestände, prüft Deckungen, vergleicht Angebote und bearbeitet Schäden. Für Mandanten ist die Nutzung meist kostenfrei, weil das Maklerbüro die Lizenz trägt und über Courtage vergütet wird. Anbieter: Inasys GmbH und VEMA eG.
- Vertragsmanagement-Software, englisch Contract Lifecycle Management, etwa ContractHero.Erzeugt Fristenkalender, Genehmigungsworkflows, Erinnerungen und Auswertungen. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat, gestaffelt nach Nutzerzahl und Laufzeit. Anbieter: ContractHero.
Kostenmodelle und Beispielrechnung
Anbieter
- Tabellenregister
- Microsoft, The Document Foundation
- CRM
- HubSpot, Microsoft
- Dokumentenmanagement
- d.velop, DocuWare, DATEV
- Maklerverwaltung
- Inasys, VEMA
- Vertragsmanagement
- ContractHero
Abrechnung
- Tabellenregister
- kostenlos oder Abonnement
- CRM
- Freemium, Abo pro Nutzer
- Dokumentenmanagement
- Lizenz plus Wartung oder Abo
- Maklerverwaltung
- courtagefinanziert
- Vertragsmanagement
- Abo pro Nutzer und Monat
Alle genannten Preise sind Nettopreise ohne Umsatzsteuer, sofern der Anbieter nichts anderes ausweist. Die folgende Rechnung nutzt angenommene Konditionen.
Beispielrechnung: Ein Betrieb mit 25 Arbeitsplätzen kalkuliert für ein Vertragsmanagement-Abo 15 Euro je Nutzer und Monat. Das ergibt 25 mal 15 Euro, also 375 Euro monatlich und 4.500 Euro im Jahr netto. Hinzu kommen Einrichtung und Schulung, dafür entfallen Fristenversäumnisse.
Häufige Fragen
Welches Tool passt für kleine Betriebe?
Für kleine Bestände reicht ein Tabellenregister mit Excel oder LibreOffice Calc plus Kalendererinnerungen. Es kostet nichts oder wenig, verlangt aber Disziplin bei der Pflege.
Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Die Anbieter nennen Preise meist auf Anfrage. Üblich sind Lizenzen pro Arbeitsplatz plus jährliche Wartung oder ein Abonnement. Das Angebot hängt von Nutzerzahl, Schnittstellen und Speicherbedarf ab.
Brauchen Betriebe eigene Maklersoftware?
Nein. Die Bestandsführung übernimmt der Makler in seinem System. Der Betrieb erhält Auswertungen und Fristenhinweise, ohne selbst zu lizenzieren. Schriftlich festhalten sollte man, wer welche Fristen überwacht.
Können CRM und DMS kombiniert werden?
Ja. Viele Betriebe führen Kontakte und Aufgaben im CRM und archivieren Policen im DMS. Eine Schnittstelle verhindert doppelte Ablage, sonst entsteht Pflegeaufwand an zwei Stellen.
