Versicherungsverwaltung
Teil von Versicherungsverträge verwalten: Fristen und Dokumentation
Versicherungsverträge verwalten: Kosten und Einsparpotenziale
Versicherungsverträge verwalten: Kosten für Software, Personal und Prüfung im Rechenbeispiel, dazu Einsparpotenziale durch Bündelung und Beitragsverhandlung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vier Kostenblöcke bestimmen die VerwaltungBeiträge, Software, Personal und externe Prüfung.
- Das Rechenbeispiel für einen Betrieb mit 40 Mitarbeitern summiert sich auf 72.020 Euro pro Jahr.
- Bündelung, Deckungsbereinigung und Beitragsverhandlung senken diese Summe um 11.540 Euro.
- Die Umstellung kostet 3.600 Euro und ist nach knapp vier Monaten zurückverdient.
- Fristen und Verjährung gehören in den Verwaltungskalender, sonst verfallen Rückforderungen.
Woraus sich die Verwaltungskosten zusammensetzen
Versicherungsverträge zu verwalten heißt, vier Posten zu steuern: Beiträge, Softwarelizenzen, Personalzeit und externe Prüfung. Die Beiträge sind der größte Block, die Verwaltungskosten der schnellste Hebel.
Die Rechnung ist ein Beispiel für einen Betrieb mit 40 Mitarbeitern und zwölf Verträgen. Die Annahmen stehen in der dritten Spalte und lassen sich durch eigene Werte ersetzen.
| Kostenblock | Betrag je Jahr | Annahme |
|---|---|---|
| Versicherungsbeiträge | 62.000 Euro | zwölf Verträge, Volumen des Vorjahres |
| Software für Verträge und Fristen | 4.320 Euro | 180 Euro je Nutzer und Monat, zwei Nutzer |
| Personalaufwand | 3.300 Euro | fünf Stunden je Monat, 55 Euro Vollkosten je Stunde |
| Externe Vertragsprüfung | 2.400 Euro | Marktaudit, einmal jährlich |
| Summe ohne Beiträge | 10.020 Euro | Software, Personal, Prüfung |
Die Beiträge liegen mit 62.000 Euro bei rund 86 Prozent der Gesamtkosten. Wer beim Personal spart, bewegt wenige Prozent. Wer Deckungen und Beiträge prüft, bewegt den größten Teil.
Drei Positionen tauchen in keiner Prämienabrechnung auf: Nachträge nach Umsatz- und Lohnänderungen, doppelte Erfassung in Tabellen und die Zeit für Schadenmeldungen. Sie belasten das Controlling trotzdem.
Die Tabelle weist Nettobeträge aus. Auf Versicherungsbeiträge fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an, auf Software und externe Dienstleistungen dagegen 19 Prozent.
Vier Einsparpotenziale mit Beispielrechnung
Die vier Hebel lassen sich einzeln prüfen. Alle Beträge beziehen sich auf das Beispiel oben.
- Verträge bündeln.Liegen zwölf Verträge bei fünf Versicherern, sinkt die Verhandlungsmacht. Acht Prozent Nachlass auf 62.000 Euro Beitrag ergeben 4.960 Euro. Für den Vergleich hilft, dass der Versicherer nach § 7 VVG vor Abschluss über Vertrag und Bedingungen informieren muss.
- Deckungen bereinigen.Doppelte Deckungen für Ertragsausfall oder Mietausfall kosten Beitrag, ohne im Schadenfall zu zahlen. Im Beispiel entfallen 3.400 Euro. Ob der Versicherer leistet, folgt aus den Hauptleistungspflichten, die § 1 VVG beschreibt.
- Beiträge verhandeln.Schadenfreiheit, Selbstbehalte und jährliche Zahlungsweise sind Verhandlungssache. Wer den Ratenzuschlag vermeidet und drei Prozent Nachlass erhält, spart 1.860 Euro.
- Verwaltung automatisieren.Fristen, Prämien und Policen gehören in eine Software mit Erinnerungsfunktion. Im Beispiel sinkt die Personalzeit von fünf auf drei Stunden je Monat, das sind 1.320 Euro weniger im Jahr.
- Rückforderungen prüfen.Doppelt gezahlte Prämien und vereinbarte Nachlässe verjähren. § 48 VVG regelt die Verjährung von Ansprüchen aus dem Versicherungsvertrag. Offene Forderungen gehören deshalb mit Datum in die Liste.
Vier Stufen im Kostenvergleich
Die folgende Übersicht zeigt, wie sich die Summe mit jedem Schritt verändert. Die Verwaltungskosten sinken erst, wenn die Personalzeit tatsächlich zurückgeht.
Beiträge
- Ausgangslage
- 62.000 Euro
- Nach Bündelung
- 57.040 Euro
- Nach Bereinigung
- 53.640 Euro
- Nach Verhandlung
- 51.780 Euro
- Nach Automatisierung
- 51.780 Euro
Verwaltung
- Ausgangslage
- 10.020 Euro
- Nach Bündelung
- 10.020 Euro
- Nach Bereinigung
- 10.020 Euro
- Nach Verhandlung
- 10.020 Euro
- Nach Automatisierung
- 8.700 Euro
Summe
- Ausgangslage
- 72.020 Euro
- Nach Bündelung
- 67.060 Euro
- Nach Bereinigung
- 63.660 Euro
- Nach Verhandlung
- 61.800 Euro
- Nach Automatisierung
- 60.480 Euro
Zusammen ergeben die Hebel eine Entlastung von 11.540 Euro, rund 16 Prozent der Ausgangssumme.
Wann sich die Umstellung rechnet
Der Umstieg kostet Geld. Im ersten Jahr fallen 2.500 Euro für die Softwareeinführung und 1.100 Euro interne Projektzeit an, zusammen 3.600 Euro. Bei 11.540 Euro Einsparung ist dieser Betrag nach knapp vier Monaten zurückverdient.
Danach bleibt die Entlastung bestehen, solange Beiträge, Deckungen und Prozesse jährlich geprüft werden. Ohne diese Prüfung wachsen Vertragsbestand und Prämien wieder auseinander.
Häufige Fragen
Was kostet die Verwaltung eines einzelnen Vertrags?
Im Beispiel entfallen 10.020 Euro auf zwölf Verträge, also 835 Euro je Vertrag und Jahr. Darin stecken Software, Personal und Prüfung, nicht die Beiträge.
Ab welcher Vertragszahl lohnt sich Software?
Einen festen Schwellenwert gibt es nicht. Entscheidend ist die Zahl der Fristen, Prämien und Nachträge je Jahr. Bei vielen Fristen wird Software günstiger als Tabellen, bei wenigen Verträgen reicht eine Liste mit Wiedervorlagen.
Wie hoch ist der Nachlass bei Bündelung?
Der Nachlass ist Verhandlungssache. Im Beispiel sind acht Prozent angesetzt, also 4.960 Euro. Höhere Nachlässe verlangen in der Regel weniger Schäden und höhere Selbstbehalte.
Welche Fristen muss die Verwaltung beachten?
Zu beachten sind Zahlungs- und Meldefristen aus dem Vertrag sowie die Verjährung. Ansprüche aus dem Versicherungsvertrag verjähren grundsätzlich in drei Jahren, deshalb sollten Rückforderungen zeitnah geprüft werden.
Kostet ein Makler zusätzlich?
Bei courtagefinanzierten Verträgen ist die Vergütung in den Beiträgen enthalten. Ein Festhonorar steht daneben. Für den Kostenvergleich sollten beide Modelle getrennt ausgewiesen werden.
