Versicherungsverträge verwalten in 6 Schritten für den Jahreswechsel

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Bestandsaufnahme mit Stichtag 31. Dezember

Ziehen Sie aus Ihrer Versicherungsverwaltung eine Liste aller laufenden Verträge: Sparte, Versicherungsnummer, Beitrag, Zahlweise, Laufzeit, Ablauf, Ansprechpartner.

Gleichen Sie diese Liste mit Anlagenverzeichnis, Fahrzeugliste, Personalstand und Standortliste ab. Fehlt ein Fahrzeug, ein Standort oder ein neuer Betriebsteil, tragen Sie ihn noch im alten Jahr nach. Streichen Sie gekündigte Verträge und Doppeldeckungen, etwa Haftpflicht parallel über Betrieb und Fahrzeug.

Schritt 2: Fristen prüfen und im Kalender hinterlegen

Notieren Sie zu jedem Vertrag nicht nur das Ablaufdatum, sondern die Kündigungsfrist. Bei Ablauf zum 31.03. und dreimonatiger Frist endet die Kündigung am 31.12., also mitten im Jahreswechsel. Prüfen Sie zusätzlich Zahlungsziele, Fälligkeit der ersten Rate und Meldefristen für Schäden.

Die gesetzlichen Pflichten und Fristen beider Vertragsseiten finden Sie in den Regelungen des Versicherungsvertragsgesetzes.

Fristen im Jahreswechsel: Beispiele zum Eintragen

Schritt 3: Beitragsanpassungen nachrechnen

Vergleichen Sie die Beitragsrechnung des Vorjahres mit der neuen Rechnung Zeile für Zeile. Achten Sie auf Ratenzuschläge, geänderte Bündelrabatte, weggefallene Schadenfreiheitsrabatte und neue Risikozuschläge.

Beispiel: Ein Jahresbeitrag von 12.000 Euro verteuert sich durch monatliche Zahlweise um drei bis fünf Prozent, also um 360 bis 600 Euro pro Jahr. Fordern Sie für jede Erhöhung eine schriftliche Begründung und prüfen Sie, ob ein Tarifwechsel günstiger ist.

Schritt 4: Deckung und Obliegenheiten abgleichen

Prüfen Sie Deckungssummen gegen Umsatz, Lohnsumme und größtes Auftragsvolumen. Klären Sie Selbstbehalte und Ausschlüsse, bevor der erste Schaden im neuen Jahr eintritt.

Verletzen Sie Melde- oder Sicherungspflichten, kann der Versicherer die Leistung kürzen oder ganz verweigern. Wie die Rechtsfolgen einer Obliegenheitsverletzung nach § 28 VVG greifen, sollten Einkauf und Technik kennen.

Schritt 5: Dokumentation vereinheitlichen

Legen Sie je Vertrag eine digitale Akte an: Police, Nachträge, Beitragsrechnungen, Zahlungsnachweise, Korrespondenz und Fristennotiz.

Benennen Sie eine verantwortliche Person und eine Vertretung, damit Fristen auch bei Urlaub halten. Versionieren Sie jede Änderung mit Datum und Begründung, damit Prüfungen und Regressfälle nachvollziehbar bleiben.

Schritt 6: Kommunikation bündeln

Sammeln Sie offene Fragen und senden Sie eine gebündelte Anfrage an den Makler statt einzelner Mails. Klären Sie Vollmachten, feste Ansprechpartner und Reaktionszeiten schriftlich.

Makler treffen Beratungs- und Dokumentationspflichten, die in den §§ 59 ff. VVG geregelt sind (Beratungsgrundlage in § 60, Beratung und Dokumentation in § 61 VVG). Halten Sie Ergebnisse in einer kurzen Mail fest und aktualisieren Sie danach den Fristenkalender.

Häufige Fragen

Bis wann muss ich meine Kfz-Versicherung zum Jahreswechsel kündigen?

Läuft der Vertrag zum 31.12. aus und gilt die einmonatige Frist, muss die Kündigung bis 30.11. beim Versicherer sein. Prüfen Sie den Tarif, weil einzelne Bedingungen abweichen.

Was passiert bei einer verletzten Obliegenheit?

Der Versicherer kann die Leistung kürzen, bei Vorsatz entfällt sie. Melden Sie Schäden deshalb sofort und dokumentieren Sie das Datum.

Muss ich neue Betriebsteile melden?

Ja. Neue Risiken und Gefahrerhöhungen sind dem Versicherer anzuzeigen. Melden Sie Änderungen direkt nach dem Beschluss und lassen Sie die Deckung bestätigen.

Wer haftet, wenn der Makler eine Frist versäumt?

Der Makler schuldet Beratung und Dokumentation nach den §§ 60 und 61 VVG. Bei Pflichtverletzung kommt nach § 63 VVG Schadensersatz in Betracht; prüfen Sie Schadensersatzansprüche und beachten die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.