Checkliste für die Schadenmeldung an den Versicherer

Das Wichtigste auf einen Blick

Melden Sie den Schaden unverzüglich nach Kenntnisnahme, per Telefon oder E-Mail an den zuständigen Ansprechpartner.
Nennen Sie Vertragsnummer, Schadennummer, Datum, Ort und eine kurze Schilderung des Hergangs.
Reichen Sie Kopien ein, behalten Sie Originale und sichern Sie Fotos in der Schadenakte.
Stimmen Sie Reparaturen und Aufräumarbeiten mit dem Versicherer ab, bevor Kosten entstehen.
Notieren Sie jede Rückfrage mit Datum, Uhrzeit und Namen des Ansprechpartners.

Pflichtangaben für jede Schadenmeldung

Ohne eindeutige Zuordnung zum Vertrag kann der Versicherer den Vorgang nicht bearbeiten. Nennen Sie deshalb die Nummer des Versicherungsscheins und bei laufenden Vorgängen die bereits vergebene Schadennummer. Betreut ein Makler mehrere Gesellschaften, hilft die Angabe des Spartenvertrags.

Zum Sachverhalt gehören fünf Angaben:

Zeitpunkt des Schadens mit Datum und Uhrzeit,
Ort, Gebäude, Anlage oder Fahrzeug,
beteiligte und beobachtende Personen mit Kontaktdaten,
Ablauf des Geschehens in zeitlicher Reihenfolge,
Höhe des Schadens, geschätzt oder bereits beziffert.

Formulieren Sie sachlich und ohne Bewertung. Vermerken Sie, welche Sofortmaßnahmen Sie ergriffen haben, etwa eine Absperrung, eine provisorische Abdichtung oder die Sicherung von Daten. Bei Personenschäden oder Straftatverdacht informieren Sie zusätzlich Geschäftsführung und Arbeitssicherheit.

Unterlagen und Belege nach Schadenart

Die Anforderungen unterscheiden sich nach Sparte und Vertrag. Diese Übersicht nennt typische Nachweise:

Schadenart	Typische Belege
Einbruchdiebstahl	Polizeiliche Anzeige, Inventarliste, Fotos der Aufbruchspuren
Leitungswasserschaden	Installateurbericht, Fotos, Liste der beschädigten Gegenstände
Betriebsunterbrechung	Umsatzvergleich, Buchhaltungsauszüge, Wiederherstellungsplan
Fahrzeugschaden	Unfallbericht, Fotos, Kostenvoranschlag der Werkstatt
Haftpflichtfall	Schilderung des Dritten, Korrespondenz, Zeugenaussagen

Originale bleiben im Unternehmen, eingereicht werden Kopien oder Dateien. Der Versicherer prüft damit, ob der Schaden vom Vertrag erfasst ist und wie hoch er ausfällt. Einen Kostenvoranschlag senden Sie vor der Beauftragung, wenn der Schaden erkennbar über der vereinbarten Selbstbeteiligung liegt. Bei Serienschäden legen Sie eine Sammelliste mit fortlaufenden Nummern an.

Fristen, Ansprechpartner und Mitwirkungspflichten

Fristen ergeben sich aus den Versicherungsbedingungen des jeweiligen Tarifs. Als Grundregel gilt, den Schaden unverzüglich zu melden, also ohne schuldhaftes Zögern. Die Rechtsfolgen verletzter Anzeige- und Mitwirkungspflichten regelt § 28 VVG. Halten Sie die Fristen in der Schadenakte fest, damit Nachforderungen nicht verstreichen.

Ansprechpartner ist je nach Vertrag der Makler, der Vermittler oder die Schadenabteilung des Versicherers. Bei Großschäden und Haftpflichtfällen benennt der Versicherer häufig einen Sachverständigen. Fragen Sie schriftlich nach und lassen Sie sich den Eingang Ihrer Meldung bestätigen.

Nach dem Versicherungsfall gilt die Pflicht zur Schadenminderung. Sichern Sie das Objekt, verhindern Sie Folgeschäden und bewahren Sie beschädigte Teile auf. Was dabei zu beachten ist, beschreibt § 82 VVG zur Schadenminderung.

Ob und in welcher Höhe geleistet wird, richtet sich nach dem Vertrag und nach dem Versicherungsvertragsgesetz, das Pflichten, Fristen und Rechte der Beteiligten bündelt.

So läuft die Meldung Schritt für Schritt

Schaden aufnehmen, Fotos machen und Spuren sichern, bevor aufgeräumt wird.
Interne Stellen informieren, etwa Geschäftsführung, Einkauf und Arbeitssicherheit.
Polizei einschalten, wenn ein Straftatverdacht besteht, und die Vorgangsnummer notieren.
Meldung mit Pflichtangaben und Belegen an den Versicherer senden und den Eingang bestätigen lassen.
Schadenakte anlegen, Wiedervorlagen setzen und Nachforderungen zeitnah beantworten.

Was GDV und Versicherungsbedingungen vorgeben

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) veröffentlicht Musterbedingungen für Betriebsversicherungen, etwa für Inhalts-, Ertragsausfall- und Haftpflichtrisiken. Diese Muster sind nicht bindend, maßgeblich ist der Vertrag mit seinen Bedingungen und Klauseln. Prüfen Sie vor der Meldung, ob eine Selbstbeteiligung, eine Wartezeit oder eine verkürzte Anzeigefrist vereinbart ist.

Wer regelmäßig Schäden meldet, hält eine Vorlage mit Adressen, Vertragsnummern und Ansprechpartnern bereit. Kopien der eingereichten Belege kommen zusätzlich in die Schadenakte.

Häufige Fragen

Wie schnell muss ein Schaden gemeldet werden?

Unverzüglich nach Kenntnis, also ohne schuldhaftes Zögern. Im Vertrag können kürzere Fristen stehen, etwa bei Einbruchdiebstahl.

Was passiert bei verspäteter Meldung?

Der Versicherer kann die Leistung kürzen oder ablehnen, wenn die Anzeige schuldhaft verspätet erfolgt und dadurch die Aufklärung erschwert wird.

An wen geht die Meldung bei Maklerverträgen?

An den Makler, der den Vorgang an den Versicherer weiterleitet. Lassen Sie sich den Eingang schriftlich bestätigen.

Muss der Schaden vor der Meldung repariert werden?

Nein. Sichern und mindern Sie den Schaden, bewahren Sie beschädigte Teile auf und warten Sie die Freigabe des Versicherers ab.

Welche Unterlagen sind verpflichtend?

Verpflichtend sind die Angaben nach Vertrag und Bedingungen. Üblich sind Fotos, Rechnungen, Kostenvoranschläge und bei Straftaten eine polizeiliche Anzeige.