Checkliste für die jährliche Überprüfung von Versicherungsverträgen

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein fester Prüftermin sechs bis acht Wochen vor der Hauptfälligkeit verhindert, dass Fristen verstreichen.
Deckungssummen, Selbstbehalte und Beitragsentwicklung werden gegen den tatsächlichen Bedarf gestellt.
Obliegenheiten wie Schadenmeldung und Sicherheitsvorschriften gehören auf den Prüfstand, weil Verstöße den Versicherungsschutz kosten können.
Bedarfsänderungen, etwa neue Standorte oder höhere Umsätze, werden schriftlich an den Versicherer gemeldet.
Jede Prüfung endet mit einem Protokoll aus Datum, Ergebnis und offenen Punkten.

Fester Termin und klare Zuständigkeit

Ohne Termin wird die Prüfung verschoben. Setzen Sie deshalb einen festen Kalendereintrag, idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Hauptfälligkeitstermin. Zu diesem Zeitpunkt liegen Beitragsrechnungen und Policen für das kommende Jahr vor.

Prüftermin vor Hauptfälligkeit

6-8 Wochen vorher
Kalendereintrag setzen
Vor Hauptfälligkeit
Beitragsrechnungen und Policen liegen vor
Hauptfälligkeit
Fristen für Kündigung und Verlängerung

Bestimmen Sie eine Person, die prüft, und eine zweite, die freigibt. Bei mehreren Standorten hilft eine Sammelliste, in der jede Police mit Vertragsnummer, Sparte, Ansprechpartner und Ablaufdatum steht.

Den rechtlichen Rahmen bildet das Versicherungsvertragsgesetz. Es regelt Pflichten, Fristen und Rechte beider Vertragsseiten und damit auch, was bei Kündigung oder Anpassung gilt.

Die fünf Prüfpunkte im Überblick

Fünf Prüfpunkte der Vertragsprüfung

Deckungssummen mit Auftragsvolumen abgleichen
Beitragsentwicklung zur Vorjahresrechnung prüfen
Obliegenheiten und Sicherheitsvorschriften kontrollieren
Fristen mit konkretem Datum erfassen
Bedarfsänderungen schriftlich melden

Prüfpunkt	Worauf zu achten ist	Typischer Beleg
Deckungssummen	Abgleich mit Auftragsvolumen, Lohnsumme, Fahrzeugbestand	Police, Nachtragsvereinbarung
Beitragsentwicklung	Veränderung zur Vorjahresrechnung, Ursache der Anpassung	Beitragsrechnung
Obliegenheiten	Schadenmeldung, Mitwirkung, Sicherheitsvorschriften	Vertragsbedingungen
Fristen	Kündigung, Zahlung, Verlängerung, Schadenanzeige	Terminplan, Kalender
Bedarfsänderungen	Standorte, Mitarbeiterzahl, Tätigkeitsfelder	Organisationsplan

Obliegenheiten und Fristen prüfen

Obliegenheiten sind Verhaltenspflichten, die der Vertrag dem Versicherungsnehmer auferlegt. Dazu zählen die unverzügliche Schadenmeldung, die Mitwirkung bei der Schadenaufklärung und die Einhaltung vereinbarter Sicherheitsvorschriften.

Verstöße bleiben nicht folgenlos. § 28 VVG regelt, unter welchen Voraussetzungen der Versicherer bei einer schuldhaften Verletzung ganz oder teilweise leistungsfrei wird.

Prüfen Sie deshalb einmal jährlich, ob Ihre internen Abläufe diese Pflichten abbilden. Klare Zuständigkeiten für Schadenmeldungen und dokumentierte Sicherheitsunterweisungen sind der praktische Teil dieser Kontrolle.

Fristen gehören mit konkretem Datum in den Terminplan, nicht als ungefähre Zeitangabe. Kündigungsfristen, Zahlungstermine und Verlängerungsfristen stehen in den Vertragsunterlagen, die gesetzlichen Vorgaben ergänzt das Versicherungsvertragsgesetz.

Beitragsentwicklung einordnen

Steigende Beiträge sind kein Automatismus für einen Wechsel. Prüfen Sie zuerst die Ursache: neue Tarifstufe, veränderte Lohnsumme, Schadenverlauf oder geänderte Risikoeinstufung.

Beispielrechnung: Ein Industriebetrieb zahlt 2024 für seine Betriebshaftpflichtversicherung 12.400 Euro pro Jahr. Für 2025 weist die Rechnung 13.268 Euro pro Jahr aus. Das sind 868 Euro oder rund sieben Prozent mehr. Geht eine Lohnsummenerhöhung in ähnlicher Größenordnung damit einher, erklärt sie den Aufschlag. Fehlt eine solche Erklärung, lohnt die Rückfrage beim Versicherer. Versicherungsbeiträge sind umsatzsteuerfrei, die genannten Beträge enthalten daher keine Umsatzsteuer.

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft veröffentlicht jährlich Kennzahlen zu Beiträgen und Schäden in der Sach- und Haftpflichtversicherung. Diese Zahlen helfen, eine Beitragsanpassung einzuordnen.

Bedarfsänderungen systematisch erfassen

Bedarfsänderungen entstehen selten aus dem Nichts. Typische Auslöser sind:

neue oder geschlossene Standorte
Veränderungen bei Mitarbeiterzahl und Lohnsumme
zusätzliche Fahrzeuge oder Maschinen
neue Tätigkeitsfelder und Beteiligungen
geänderte Lieferanten- und Kundenverträge mit Haftungsklauseln

Wer diese Auslöser einmal im Jahr durchgeht, erkennt Lücken, bevor ein Schaden eintritt. Änderungen gehören schriftlich an den Versicherer, damit sie Bestandteil des Vertrags werden.

So läuft die Prüfung in fünf Schritten

Unterlagen sammelnPolicen, Nachtragsvereinbarungen, Beitragsrechnungen und die Schadenstatistik der letzten drei Jahre.
Soll und Ist vergleichenDeckungssummen, Selbstbehalte und Ausschlüsse dem aktuellen Bedarf gegenüberstellen.
Änderungen meldenneue Standorte, Fahrzeuge oder Umsatzsprünge schriftlich an Versicherer oder Makler geben.
Angebote einholenbei deutlicher Beitragssteigerung zwei Vergleichsangebote anfragen.
Ergebnis protokollierenPrüfdatum, Prüfer, Feststellungen, offene Punkte und den nächsten Termin festhalten.

Für Regressfragen, etwa wenn ein Dritter den Schaden verursacht hat, gelten die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu Vertrag und Haftung.

Ergebnis dokumentieren und nachhalten

Ein kurzes Prüfprotokoll genügt, wenn es vollständig ist. Notieren Sie Vertragsnummer, Prüfdatum, geprüfte Punkte, Feststellungen und die nächsten Schritte. Wer die Prüfung nachvollziehbar festhält, kann im Streitfall belegen, dass Meldungen und Unterweisungen erfolgt sind.

Legen Sie den nächsten Prüftermin direkt im Anschluss fest. So schließt sich der Kreislauf aus Prüfen, Melden und Dokumentieren.

Häufige Fragen

Wie oft sollten Versicherungsverträge geprüft werden?

Einmal jährlich vor der Hauptfälligkeit. Nach Umbau, Expansion oder einem größeren Schaden zusätzlich.

Welche Fristen sind am wichtigsten?

Kündigungsfristen, Zahlungstermine, Verlängerungsfristen und die Fristen für die Schadenanzeige. Alle mit konkretem Datum im Terminplan.

Was passiert bei einer Obliegenheitsverletzung?

Nach § 28 VVG kann der Versicherer bei schuldhafter Verletzung ganz oder teilweise leistungsfrei werden. Bedeutung hat auch, ob die Verletzung Einfluss auf die Feststellung des Schadens hatte.

Wer sollte die Prüfung durchführen?

Eine benannte Person aus dem kaufmännischen Bereich, unterstützt vom Makler. Die Freigabe gehört zur Geschäftsführung.

Müssen Änderungen sofort gemeldet werden?

Veränderungen, die den versicherten Risikoumfang betreffen, gehören zeitnah an den Versicherer. Die Pflichten ergeben sich aus dem Vertrag und dem Versicherungsvertragsgesetz.